L'archivio portata di click: l'innovativo sistema di gestione integrata dei dati

 

Andrea Gollin è membro del numeroso team coinvolto in un processo rivoluzionario in fase di sperimentazione e implementazione. Obiettivo: la creazione di un archivio all’avanguardia. È lui a spiegarci in quale direzione sta cambiando il sistema di gestione dell’archivio attraverso la digitalizzazione e la gestione dei documenti in rete, attraverso un database. L’ordine nell’archivio è fondamentale per rendere più veloce la ricerca dei dati e operare nella massima efficienza. 

 

È in corso una fase di sperimentazione e implementazione di processi volti alla gestione integrata dell’archiviazione dei documenti contabili della parte amministrativa, in particolare per fatture e documenti di prima nota. In una prima fase di test i documenti verranno gestiti in digitale parallelamente all’abituale gestione cartacea. Non appena il sistema aziendale sarà collaudato e ritenuto pronto, passeremo allo step successivo: la conservazione unicamente in via digitale dei documenti fiscali e contabili. Questo successivo passaggio implicherà una rivoluzione concettuale della gestione dei documenti, abbandonando, si spera quasi completamente, il cartaceo dai nostri archivi, essendo oggi disponibili sistemi evoluti di conservazione documentale riconosciuti e certificati anche da autorità come l’Agenzia delle Entrate.

 

L’impatto sarà sicuramente riscontrabile in termini di tempo risparmiato nella ricerca del cosiddetto “pezzo di carta”, col vantaggio inoltre che tutto l’archivio documentale sarà disponibile ovunque e da chiunque abbia accesso (via internet) al cloud aziendale, potendo così ridurre anche gli sprechi di tempo in termini di diffusione dei documenti tramite il canale mail. Successivo, ma non meno importante, il graduale ridursi del consumo di carta e conseguentemente di toner e stampanti con i benefici a livello ambientale che ne deriveranno.

 

Le tempistiche variano in base alle classificazioni che eseguiamo. Alcuni settori dell’azienda sono in simbiosi con l’archivio, basti pensare ad alcuni uffici dell’amministrazione come l’ufficio della contabilità industriale o l’ufficio approvvigionamenti, che devono costantemente catalogare e ordinare i documenti delle varie commesse, e quindi dedicano all’archiviazione parte di ogni singola giornata. Altri settori invece, come la parte tecnica, svolgono un’archiviazione massiccia solo al temine della commessa e quindi possono dedicare anche svariate ore all’archiviazione, ma in momenti diversi.

 

È evidente che l’archiviazione col tempo ha subito una trasformazione aumentando in maniera esponenziale la quantità del materiale da archiviare e catalogare. Questo viene dedotto anche da una semplice confronto tra una commessa di qualche anno fa con una commessa attuale. Il motivo lo si deve alla complessità degli appalti che seguiamo, alla normativa che richiede una documentazione continua e dettagliata e alle nuove dinamiche dei cantieri.

 

Esiste un archivio cartaceo diviso per i diversi uffici in cui vengono registrati, catalogati e gestiti in rete tutti i vari documenti, la cui collocazione materiale è individuabile a computer, accedendo ad un database. L’archivio cartaceo è diviso in una parte amministrativa, collocata al piano interrato, che viene gestita dalle aree personale, legale, immobiliare, contabilità industriale e generale, e in un’altra parte tecnica, posizionata nei nuovi spazi ricavati attraverso l’ampliamento dell’ Headquarters Carron, gestita dalle aree approvvigionamenti e tecnica. La parte amministrativa gestisce i documenti di trasporto, gli stati di avanzamento, le fatture, archiviando poi ogni stampato. Stiamo familiarizzando sempre di più con la parte digitale: per esempio, una commessa di una consortile è stata gestita digitalizzando i SAL e le fatture. Per la parte tecnica è presente un archivio cartaceo che raccoglie tutti i lavori dell’impresa Carron a partire dal 1985 ad oggi, ma anche un archivio di documenti già digitalizzati. Il processo di digitalizzazione ha preso il via dal 2008, trasferendo per tranche parte dei documenti tecnici della commessa, come contratti, la contabilità e tutti i documenti ufficiali, per poi gestirli in rete come sempre, attraverso il database. Per il settore approvvigionamenti, tutti i contratti e le conferme d’ordine (ed eventuali allegati) emessi nei confronti delle imprese subappaltatrici e/o fornitrici vengono archiviate sia in cartaceo che in formato digitale. La stessa procedura vale per le richieste d’offerta e le trattative antecedenti l’accordo commerciale, nonché per tutta la documentazione e corrispondenza necessaria con i Committenti e le Stazioni Appaltanti per autorizzare l’ingresso in cantiere delle imprese. Esiste inoltre un archivio in solo formato digitale che cataloga le aziende con cui Carron collabora ove è contenuta la documentazione attestante l’idoneità tecnico professionale delle stesse.