La parola d'ordine per il 2017 è "osare" nell'utilizzo degli strumenti informatici

“Le scadenze? Le abbiamo tutte in testa”.
Così Paolo Biondo, responsabile dell’Ufficio Amministrazione e Contabilità, ci spiega come funziona la mente contabile della Carron.

Com’è strutturato l’Ufficio in numeri?
16 donne, 2 uomini, età media: 40 anni. 
L’ufficio Amministrazione e Contabilità è composto da 18 persone, con compiti diversi, ripartiti tra l’Ufficio Contabilità Generale e l’Ufficio Contabilità Industriale. Nel primo sono operative 11 persone: 2 si dedicano all’ufficio clienti, gestendo l’emissione delle fatture e il servizio incassi e di tesoreria, 3 si occupano dei pagamenti dei fornitori, 6 della contabilità generale ossia di tutte le funzioni restanti, dalle registrazioni contabili dei rapporti con le Banche alla contabilizzazione di tutti gli altri fatti aziendali.

Qual è l’utilità principale dell’Ufficio Contabilità Generale?
Rilevare e monitorare l’andamento economico generale dell’azienda, fornendo informazioni non solo sulla redditività aziendale, ma anche sull’assetto patrimoniale.

Cosa mette in luce la Contabilità Industriale?
L’Ufficio, detto anche Ufficio Costi, raccoglie i dettagli di ogni singola commessa. La Contabilità Industriale ci dà quindi le informazioni dettagliate su ogni singolo cantiere, permettendoci di misurare il risultato economico in termini di reddittività di ogni intervento. 

Quanti controlli incrociati eseguite per assicurare l’esattezza dei dati? 
Grazie all’esperienza delle persone operative in ufficio, che sono qui tutte da almeno una decina d’anni, i meccanismi di controllo e autocontrollo sono ormai automatici. La massima attenzione è orientata al rispetto delle varie scadenze per non incorrere in sanzioni negli adempimenti fiscali e per rispettare le tempistiche di report interni.

Come vi tenete al passo con l’evoluzione della normativa?
Leggendo la newsletter che ogni mese ci arrivano dal consulente aziendale, o attraverso appositi incontri formativi periodicamente organizzati dalle associazioni di categoria.

Quali i dati più importanti che elaborate nel vostro Ufficio?
La nostra attività consiste nel monitorare la regolare tenuta ed affidabilità della contabilità propedeutica alla predisposizione del bilancio d’esercizio delle società, nonché alla predisposizione di tutti gli eventuali report periodici di carattere economico - finanziario richiesti dalla direzione aziendale. Monitoriamo inoltre l’adempimento dei vari adempimenti fiscali, fornendo al consulente fiscale i dati per la redazione delle dichiarazioni fiscali. 

Com’ è cambiata la vostra attività con l’introduzione delle fatture elettroniche?
Abbiamo semplicemente acquistato un software per adempiere agli obblighi fiscali previsti nell’emissione di fatture verso la Pubblica Amministrazione. Per noi il processo di digitalizzazione è iniziato da tempo, quest’evoluzione normativa è un passo in avanti, ma non ci ha sconvolto. Puntiamo ad incrementare in modo progressivo ed esponenziale la digitalizzazione dei processi al fine di ottimizzare i tempi.

Quale sarebbe un vero passo in avanti?
Penso agli scenari dell’Industria 4.0. ovvero alla rivoluzione digitale a cui stiamo inconsapevolmente partecipando: il pezzo di carta scomparirà, e saranno rivoluzionati anche i modelli di ricezione delle informazioni contabili -amministrative. Oggi la digitalizzazione in materia contabile consiste nell’utilizzo della posta elettronica e della pec per l’inoltro delle fatture. Si può andare ben oltre, utilizzando la tecnologia non solo per la trasmissione ma anche per l’elaborazione delle informazioni. Analizzare in modo rapido i flussi informativi è fondamentale per massimizzare risultati.

L’obiettivo per il 2017?
Ridurre i tempi implementando l’informatizzazione dei processi, già entrata a pieno titolo nella nostra cultura aziendale. Tra i prossimi step, puntiamo all’utilizzo della firma digitale come nuovo strumento per migliorare i processi autorizzativi interni.