Nuova piattaforma cloud e digitalizzazione dei dati

Mauro Zanesco, responsabile IT, ragiona in Gigabyte per spiegare le ragioni che hanno portato la rivoluzione digitale nei cantieri coordinati da Carron.

 

Qualche anno fa i dati di una commessa tipo a fatica superavano 1 Gigabyte a fine cantiere, ora la normalità è superare i 100 Gigabyte già a metà opera. La digitalizzazione delle informazioni è stata una scelta correlata all’aumento esponenziale delle dimensioni dei dati dei cantieri. Impensabile cercare di riprodurre tali volumi su supporto cartaceo.

 

Zanesco, a capo del dipartimento che sviluppa le nuove strategie aziendali in ambito IT, ripercorre così la genesi delle innovazioni introdotte in Carron.

 

È una storia partita nel “lontano 2016”. So che sembra assurdo riferirsi ad un periodo di tempo lontano parlando di qualche anno fa, ma in informatica tale periodo può significare un’“era geologica”. Già nel 2016 in azienda era iniziata la condivisione di valutazioni sulla digitalizzazione dei dati che, seguendo una direttiva di base, doveva servire a ridurre la mole di carta da archiviare, sfruttando le soluzioni tecnologiche più all’avanguardia. Ci siamo subito accorti che intervenire nella fase finale, cioè quando la carta era ormai già stampata, non è sufficiente: si deve intervenire in via preventiva, abbattendone la sua produzione partendo quindi dalla gestione stessa della documentazione in corso d’opera, organizzandola in modo strutturato e rendendola disponibile sempre e ovunque, pronta all’archiviazione finale in formato digitale.

 

 

L’emergenza da affrontare era soprattutto rivolta ai cantieri dove, per svariati motivi, tra cui la mancanza di connessioni internet performanti, ci si imbatteva in situazioni di totale isolamento a livello informatico, per cui ogni informazione era relegata all’interno del sito stesso e non facilmente consultabile da altro luogo.

 

Questo, oltre a creare una asincronia sulla versione dei dati circolanti tra sede e cantiere, creava la necessità di doversi sempre confrontare con chi, lato cantiere, era il possessore e manutentore delle informazioni. Una complicazione in termini di tempo, che è denaro. A ciò si aggiungevano i rischi sulla sicurezza del dato, che, confinato in unità server locali di cantiere o computer degli utenti, era soggetto a potenziali perdite e cancellazioni accidentali, senza possibilità di recupero. Da queste valutazioni, a cavallo tra la fine del 2017 e l’inizio del 2018 si è iniziato ad affrontare seriamente la questione. Ecco come.

 

Per giungere ad un risultato che sposasse appieno la strategia di dematerializzazione del cartaceo abbiamo dovuto percorrere due strade:

 

1. Definire una struttura standard che definisse, all’interno di una directory, il recipiente univoco delle informazioni di cantiere, trasversale a qualsiasi tipo di opera, sia infrastrutturale che edile, passando per gli interventi immobiliari;

 

2. Trovare uno strumento informatico innovativo e user-friendly che rispondesse a queste necessità.

 

Per quanto riguarda la struttura delle cartelle standard, dopo qualche mese di interviste a personale di cantiere e ai vari responsabili dei dipartimenti, e di valutazioni fatte sulla base dello storico dei progetti Carron, è stata creata una struttura che è diventata uno standard aziendale per la conservazione dei dati di commessa.

 

Tale struttura è stata pensata di modo che, alla chiusura della commessa, senza necessità di effettuare dei “collage” di informazioni (reperendole con non poche difficoltà, e se disponibili, dai server di cantiere e dai personal computer degli utenti finali) sia già pronta per essere “archiviata”, completa di tutti i documenti, dal contratto iniziale ai collaudi finali.

 

A coronamento di questa procedura è stata creata, in collaborazione con l’Ufficio Legale, una lista di documenti che, se presenti in cartaceo, per legge vanno conservati. Tale lista viene inviata al team di progetto prima della consegna finale e conseguente smobilitazione del cantiere, in modo da permettere la corretta conservazione digitale di tali documenti.

 

 

Nella ricerca dello strumento innovativo, dopo attente valutazioni di mercato ed alcuni test effettuati, più o meno di successo, la scelta è ricaduta su Egnyte.

 

Egnyte è una piattaforma cloud pubblica, un prodotto americano in utilizzo presso alcune grandi aziende internazionali operanti nel business dell’edilizia. Sin da subito ci ha colpito per la fruibilità ma soprattutto per la possibilità di avere i dati sempre disponibili ed ovunque, sia su computer che su dispositivi mobile.

 

Egnyte è uno strumento che incrementa la “collaboration” (sinergia) del team di lavoro nella consultazione e condivisione dei contenuti, oltre a garantire la sicurezza dei dati in cantiere. Con Egnyte nessun file è troppo grande e nessun sito è troppo remoto. Consente di risparmiare tempo, offrendo accesso in tempo reale a disegni e documenti di progetto.

 

Oltre a tutti gli innumerevoli vantaggi, l’adozione di questa piattaforma cloud sta cambiando il nostro modo di lavorare.

 

Ormai si parla molto di “lavoro agile” o “smart working” e l’adozione di uno strumento come Egnyte ci sta consentendo di lavorare ovunque ed in qualsiasi momento. Sicuramente nell’ecosistema cantiere la presenza del personale Carron è necessaria, ma la nuova modalità operativa è utilissima per le figure che sono in continuo movimento o trasversalmente impegnate su più commesse, tra cui i nostri Area Manager, ma anche i Project Manager, passando per gli ASPP, oltre alla Direzione stessa che si interessa dell’andamento dei cantieri spulciando di tanto in tanto documenti di rilievo. È infatti possibile accedere ai dati in qualsiasi momento, usando per esempio uno smartphone e l’App dedicata, con possibilità di accesso alle directory di commessa, aprendo - senza necessità di scaricare alcun file - qualsiasi documento.

 

In cantiere la svolta è stata anche maggiore: la possibilità per i nostri tecnici è di avere tutto a portata di smartphone o tablet, senza la necessità di andare a fare sopralluoghi con rotoli stampati (possibilità che concorre a diminuire la quantità di carta stampata) per dare direttive, controllare dettagli e verificare l’avanzamento dei lavori.

 

Il tutto, unito con l’Office 365, che già da qualche anno ci consente di farci raggiungere ovunque dalla posta elettronica e dagli altri strumenti di comunicazione, permette all’azienda di essere sempre al passo con i tempi.

 

 

Se a questo aggiungiamo la possibilità di ridurre i tempi di consegna grazie all’apporto di strumenti innovativi, non possiamo che ritenerci on the right and smart way.